利便性が高いスキャン代行！スキャン代行を選ぶポイントとは？

皆さんは、スキャン代行と言う言葉を聞いたことがありますか？スキャン代行サービスと一言で言っても、それぞれの業者によってサービス内容や仕上がりのクオリティーなどは変わってきます。ここでは、スキャン代行の基礎知識と合わせて、スキャン代行を選ぶポイントについてお伝えします。

そもそもスキャン代行とは一体何？

スキャン代行と言うのは、保管されている大量の紙書類を電子化して、デジタルデータにする作業を代行するサービスを指し、自炊代行と言われています。スキャンする書類に関しては、送ることも可能ですし、出張サービスを提供している所もあります。書類のスキャンは、スキャン機能搭載の複合機があれば自らスキャンを行うことも可能ですが、実際に行うとなると、書類の差し替えや電子化した後のファイル整頓など、使用できるようにする為には多くの手順があり負担がかかる作業です。そこで、自炊代行で電子化してもらうことで、自分の負担軽減にも繫がり、且つ、クオリティーの高い仕上がりになります。

自炊代行でのスキャンは違法なの？

スキャンを行う際には、その物に対しての著作物があります。著作物と言うのは作者の所有権であり、もしも、不特定多数の人にデータが流れてしまうことがあると、その書物を購入せずとも気軽に見ることが可能になってしまいます。これでは、作者自身が不当損害を被ってしまう為、著作権法第三十条では、限られた範囲内の使用に限定することが述べられています。なので、これを目的に自炊代行を利用する場合には、自宅にある書籍を電子書籍にしたり、PDF化したりすることに関して、個人的、或いは、家庭内での利用であればスキャンは問題ありません。

スキャンする際に自炊代行を利用するメリットとは？

自分でスキャンをやらなくて済む

自炊代行の一番のメリットは、なんと言っても自分でスキャン作業を行う必要がないことですよね。例えば、スキャンしなくてはいけない数が多い場合、自分で自炊作業を行うとなると多くの時間と労力が必要になるので、結果的に面倒になってしまいます。なので、自分でスキャンを行うよりも、自炊代行をしてもらった方がお手軽で便利です。それに、専用機材を購入するとなると最低でも4万円程は初期費用で必要なので、スキャナー機材の購入と自炊代行依頼とどちらが良いのか比較した場合、自炊代行の方が経済的で安く済ませることができます。

ハイクオリティーな仕上がりになる

例えば、安いスキャナー機材を使用してスキャンを行うと文字が黒ずむこともあり、スキャンをやり直す場合もあります。また、読み取り時間もかかるので、想像以上に手間がかかる面倒な作業です。その点、自炊代行業者にスキャンを依頼すれば、高性能業務用スキャナー機材でスキャンを行ってくれるので、安いスキャナーと比較した際に、高性能業務用スキャナーの方が時短で、且つ、ハイクオリティーに仕上がります。また、自炊代行に依頼すると、実は、業者の方がOCR処理も行ってくれます。OCR処理は、文字認識されない場合もあり失敗しやすい為、高解像度でのスキャン、画像の強調や調整のテクニックなど、色々な専門的技術が必要になります。こうしたプロの技術というのは、自分で行うよりも自炊代行はこの道のプロなので、安心してスキャンを任せることができます。

機能性向上と対応範囲が広いこと

スキャンを自炊代行に任せれば、自分で行う自炊よりも正確にスキャンすることができ、ファイルのタイトル付けなども行ってもらうことができます。電子化されたデータと言うのは、ファイルタイトルや内容に含まれる言葉でワード検索可能なので、探していた書類なども簡単に探し出すことができます。また、端末の中やクラウドに保存しておくことができるので、いつでも場所を選ばずに情報を参照することが可能です。
大判ポスターや図面なども一般的な複合機では対応不可である場合、書類をスキャンしたいと思うこともあるかと思います。自炊代行業者であれば、大サイズの書類にもスキャン対応ができます。

自炊代行を選ぶ際のポイントとは？

スキャンする方法について

例えば、実際に自炊代行に依頼をしたにも関わらず、スキャンした文字が潰れていたり、書類自体が傾いていたり、このような事態は避けたいものです。スキャンした後のデータのクオリティーに関しては、事前にチェックすることがお勧めです。また、自炊代行業者によっては、スキャン方法が変わったり、提供しているサービスが異なったりしています。裁断をしないケースでは、スキャン後に原本を返してくれます。このように、自炊代行では紙媒体で保管できるのが特徴になるので、状況に合わせて適切なスキャン方法を選ぶことがポイントです。

スキャンの料金について

自炊代行の料金と言うのは、自分が依頼したい書類枚数、サイズ、紙質、スキャンの解像度など、色々な項目が複合的に考慮されて設けられています。基本的には、スキャンする枚数が多くなる程に1枚あたりのスキャン金額が安くなっており、また、スキャンする枚数が少なくなれば一枚あたりのスキャン金額は高くなります。他にも、依頼1件ごとに基本料金の設定を設けている所もあり、依頼枚数×単価では計算できない場合もあります。また、スキャンした書類データに関して、分類したりラベリングしたり、電子化したデータをさらに整理する作業も依頼したい場合には、追加費用が発生する業者もあります。このように、それぞれの自炊代行業者によってスキャン料金は異なってくるので、ネットや雑誌などを見て自炊代行業者の情報収集を行い、色々と比較しながら適切な業者を見つけるのがお勧めです。また、支払方法についても各業者で変わるので、事前に調べておくようにしましょう。

運用サポートの有無について

自炊代行では、自分がスキャン依頼したデータを運用するサポートに対応してくれるかどうかも、チェックしておくのがポイントです。電子化された書類のデータに関して、今後どのように運用していくのか、そのことについて事前に決定しておくと、希望に沿ったサポートを受けることのできる自炊代行業者を利用することができます。自炊代行のサービス内容によっては、OCR処理を行っている業者もいます。OCR処理をしておくメリットと言うのは、ファイル検索がとても簡単になることが挙げられ、大変デジタルツールの活用が便利になります。なので、事前にOCR処理を行っている自炊代行業者を調べておくのがお勧めです。OCR処理が無い場合、情報を電子化した際の操作性に問題が生じるケースもあり、殆どの方はOCR処理を行い電子化がされています。

まとめ

ここでは、スキャン代行の基礎知識と合わせて、スキャン代行を選ぶポイントについてお伝えしてきましたが、いかがでしたか？「スキャニング代行とは何か？」と言うところから、自炊代行に依頼するメリットまで、色々お分かり頂けたかと思います。スキャン代行を利用することで、自らスキャンを行うより低コストで自炊作業を全て行ってもらうことができます。また、データ検索しやすいように保存ができたり、大判書類にも対応してもらえたり、色々な面でスキャンして電子化するメリットは沢山あります。スキャン代行を依頼する際には、著作権違法に引っかからないよう注意し、便利で快適なスキャン代行でデジタルツールを上手く活用していきましょう。